comment-mettre-en-place-un-processus-de-veille-qualiopi-efficace

Revenons tout d’abord à la définition de la veille :

La veille est une « Activité continue en grande partie itérative visant à une surveillance active de l’environnement technologique, commercial, etc… Pour en anticiper les évolutions. 

 

1°) Définir une stratégie.

La mise en place de la veille chez une prestataire de formation nécessite dans un premier temps de définir une stratégie : il s’agit de se poser les questions suivantes :

Quoi : quels types de veilles devons-nous mettre en place ?

Le référentiel Qualiopi exige 4 veilles (réparties dans 3 indicateurs : 23,24 et 25).

Veille légale et réglementaire (indicateur 23)
Veille compétence, métier et emploi (indicateur 24)
Veille innovation pédagogique et technologique (Indicateur 25)
Veille handicap (que l’on retrouve dans les indicateurs 23 et 25

 

Vous pouvez également mettre en place une veille commerciale… mais ce n’est pas une exigence propre au référentiel Qualiopi.

 

Qui : qui va gérer les différentes catégories de veille ? 

: où trouver les sources principales de veille ?

Quand : planning, créneaux, plages horaires pour effectuer les opérations liées au processus de veille ?

Comment : quelles sont les sources de collecte, comment se fait l’exploitation et la distribution des informations ?

Combien : quel budget allons-nous allouer à notre processus de veille Qualiopi ? 

Combien de temps pouvons-nous y consacrer ?

Pourquoi : quelle est, finalement, la Valeur Ajoutée de notre processus de veille ?

 

2°) La veille : une valeur-ajoutée pour le prestataire de formation.

Mais finalement à qui va servir notre processus de veille ?

Il y a 2 bonnes raisons :

Maitriser les risques
Saisir les opportunités

Les risques sont nombreux chez un prestataire de formation, ils peuvent être aussi bien externes qu’internes. On citera par exemple :

Externes
• Les concurrents
• La non-adaptation des formations ou de l’offre de formation aux besoins du marché
• La non-adaptation du contenu des formations de l’offre aux besoins du marché
• Le non-respect des échéances (appel d’offre)
• L’e réputation
• Les cyberattaques
• Les risques économiques (rentabilité des formations)

Internes
• Les intervenants (connaissance, pédagogie) inadaptés aux formations
• Le non-respect des référentiels
• Le non-respect des lois, des obligations
• Une pédagogie inadaptée/obsolète
• Des processus (administratifs) lourds
• Les risques économiques (besoins en fond de roulement …)

Cependant, et heureusement, les opportunités sont également nombreuses :

Externes
• Les nouveaux marchés
• Les innovations technologiques et pédagogiques
• Une législation favorable
• Une réputation favorable
• Des partenariats (gagnant-gagnant !)
• Des nouvelles possibilités de financement

Internes
• Le développement de la polyvalence des intervenants
• Des formations « Time to market »
• Améliorer ses processus
• Attirer les compétences

 

3°) Collecter les données

Vous devez ensuite choisir vos sources de veille qui vont vous permettre de collecter vos données :

 

  • Veille automatisée (alertes synchronisées, syndication de contenu …)
  • Veille par affiliation (syndicats, fédérations, associations, groupements…)
  • Veille participative (salons, colloques, séminaires, congrès …)

 

Attention « trop de veille tue la veille » : ne tombez pas dans l’infobésité ! Vous devrez également faire attention à l’obsolescence des données… et aux fake-news.

 

4°) Convertir les données en informations

Très bien mais que faire de ces données ?

Si l’on se replace dans le contexte du référentiel Qualiopi :

  • Indicateur 23 : veille légale et règlementaire
    • Exigence : le prestataire réalise une veille légale et réglementaire sur le champ de la formation professionnelle et en exploite les enseignements.
    • Finalité : démonter votre conformité à la législation et la réglementation
  • Indicateur 24 : veille évolutions des compétences, des métiers et des emplois.
    • Le prestataire réalise une veille sur les évolutions des compétences, des métiers et des emplois dans ses secteurs d’intervention et en exploite les enseignements.
    • Finalité : proposer des formations en adéquation avec le marché de l’emploi
  • Indicateur 25 : veille sur les innovations pédagogiques et technologiques
    • Le prestataire réalise une veille sur les innovations pédagogiques et technologiques permettant une évolution de ses prestations et en exploite les enseignements.
    • Finalité : démontrer que vos processus de formation innovants (ou tout de moins pas obsolètes !) N’oubliez pas la veille handicap qui doit vous permettre de prouver votre conformité à la législation et la réglementation et que l’ensemble de vos processus soient constamment adaptés aux PSH

 

5°) Apporter des preuves.

Pendant l’audit vous devrez apporter des preuves du fonctionnement de votre processus de veille. Notamment :

Abonnements
Exemple

Lien démonstratif
Preuve de participation 
Bulletin d’inscription
Attestation de formation
Preuves d’adhésion
Compte-rendu de séance, synthèse

 

Vous devez également apporter des preuves de diffusion de votre veille en interne : 

  • E-mails, diffusion dans une plateforme
  • Preuve de communication… 
  • Ainsi que des preuves d’exploitation de votre veille

 

Évolution de votre plan de formation

Veille légale et réglementaire
Preuve d’actualisation 

 

Veille métier
Preuve d’actualisation 
Entrées/sorties 

 

Veille pédagogique
Essais/Utilisation de nouveaux outils
Preuve de présentations 

Bonne veille !