Comment animer une formation à distance ?
Animer une formation à distance est désormais usuel et il est vrai que la crise du COVID 19 a, un peu, précipité les choses. Cependant, beaucoup pensent souvent, et à tort, que passer du mode présentiel au mode distanciel reste simple et qu’il suffit de basculer sa présentation Power-Point sur Microsoft Teams pour satisfaire son auditoire ! La principale caractéristique de la formation à distance c’est qu’elle est justement « à distance » et qu’il est donc plus complexe de détecter les réactions de vos stagiaires durant votre session.
1°) Choisir votre Application de Communication Collaborative (et apprendre à vous en servir)
Ce ne sont pas les applications qui manquent
- MS Teams
- Zoom
- Slack
- Google Meet
- Big Blue Button
Quel que soit votre choix (qui vous sera parfois imposé), le point majeur va consister à vous approprier cette application. L’objectif est de ne pas passer votre session à vous « battre contre ma machine » par un manque de maitrise technique. Vous devez être en capacité de faire abstraction de la technologie.
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Vous devez être en mesure d’utiliser les outils inclus dans ces applications et notamment :
- la gestion de votre statut et des vos paramètres
- l’usage du tableau blanc
- les possibilités de travail en sous-groupe
- le chat
- la « main levée » : également utile pour un sondage ou pour faire l’appel
- les partages judicieux d’écran
- l’utilisation de la vidéo (et du son qui va avec)
- le réglage de votre micro et de votre caméra (beaucoup plus important qu’on ne le croit, nous y reviendrons)
- l’activation (ou désactivation) des micros des participants
- les modes de visualisation des équipes
- votre fond d’écran
- les partages de documents
- le travail collaboratif sur les documents
- l’enregistrement des sessions
Vous devez également être en mesure, parfois, d’aider vos stagiaires en perdition sur l’outil.
Au sujet de Ms Teams (c’est celui que nos utilisons) :
- Pour maitriser Teams il faut pratiquer régulièrement
- Teams est intuitif
- Teams est un outil collaboratif
- Vous ne connaitrez jamais toutes les fonctionnalités de Teams
- Vous découvrirez, par vous-même, certaines fonctionnalités
- Teams n’est qu’un outil
- Teams évolue en permanence
- « Samarchpa ! » est l’expression que vous risquez d’entendre (plus d’une fois) lors d’une session de formation à distance.
2°) Choisir vos outils pour animer une formation à distance
Si vous compter passer vos 7 heures de formation à distance à réciter vos Power-Point c’est peine perdue (c’est également vrai en présentiel !).
Il existe de nombreux outils qui peuvent vous permettre d’égayer vos formations à distance on citera notamment :
- Klaxoon
- Kahoot
- Wooclap
Mais également
- Sentimy
- Loom
Là encore il vous faut faire des choix car vous ne pouvez passer votre session à sauter d’une application à l’autre. Utiliser simplement des formulaires Excel préparés pour un travail en sous-groupe peut également être une bonne solution.
3°) Préparer votre formation pour une classe virtuelle
Un seul conseil : vous devez changer de rythme toutes les 10/15 minutes. Présentation, sondage, quizz, vidéo, travail en sous-groupe … tous les coups sont permis ! Votre « déroulé pédagogique » doit être précis sans pour autant devenir un carcan.
Envoyez vos invitations à vos stagiaires en leur précisant :
- Qu’ils doivent disposer d’une connexion internet (ADSL ou Fibre), d’un PC récent équipé d’une Webcam et d’un micro
- Qu’il est préférable qu’ils disposent d’un casque-micro de bonne qualité
- Qu’ils ont la possibilité de pouvoir se connecter 10 minutes en avance (ce qui vous permettra, si ce n’est le cas, de faire connaissance).
De votre côté :
- Ayez une back-up de connexion en 4/5G (Vous n’êtes pas à l’abri d’une coupure de réseau … même à avec la fibre)
- Investissez dans Casque/Micro professionnel (réducteur de bruit si possible) – Evitez les casques Blue-Tooth (c’est du vécu).
- Mettez à jour vos logiciels (il est toujours frustrant de subir une mise à jour en pleine session)
- Préparer les fichiers et les liens nécessaires à formation (au même endroit dans votre navigateur)
- Ouvrir la séance 20 minutes en avance (et oui…)
- Essayez de placer votre caméra en plongé (et non en contre plongé), attention aux contre-jours, souriez … c’est parti.
4°) Animer une formation à distance
- Accueillez vos stagiaires avec enthousiasme et ne laissez personne de coté
- Fixez les règles (pauses, modalités d’intervention, coupures micro)
- Tapez un petit mot de bienvenu dans le chat
- Personnalisez votre accueil (votre questionnaire préalable à la formation est aussi fait pour ça)
- Gardez les, bons réflexes de la formation en présentiel (posez des questions, facilitez les interactions, laissez les stagiaires s’exprimer)
- Si votre formation est bancale en présentiel elle le sera d’autant plus à distance
- Pensez à partager les supports en toute de fin de formation
- Recueillez les premiers feed-backs avant de clore la formation
5°) Après la formation
- Envoyez vos questionnaires de satisfaction et … exploitez les !
- Modifier vos supports , votre séquencement, les applications utilisées en fonction de la synthèse des questionnaires mais également de votre ressenti
6°) Trucs et astuces pour animer une formation à distance
1°) Un stagiaire « fait du bruit » (environnement bruyant, pas de casque) : faites-lui remarquez et demandez-lui de couper son micro lorsqu’il ne s’exprime pas.
2°) Tous les stagiaires sont en caméra off et micro coupé … vous avez l’impression de parler à un Minitel (pour ceux qui connaissent)
- Solution A : basculez en sous-groupe et vous verrez que dans la plupart des cas les stagiaires ouvrent leur caméra ! Réjouissez vous systématiquement à la vue de leur frimousse
- Solution B : dites simplement « je ne vais pas passer 7 heures sans vous voir ?:) »
- Solution C : organisez un Ice-breaker nécessitant l’usage de la caméra.
Au passage la loi (française…) ne peut obliger un salarié à ouvrir sa caméra.
3°) Quand vous faites des sous-groupes pensez à visiter ces derniers régulièrement
4°) Un stagiaire semble avoir disparu : faites une main levée
5°) Faites des pauses d’au moins 20 minutes par demi-journée (pour vos stagiaires mais également pour vous) à distance la charge mentale est plus importante.
6°) Avoir un deuxième écran (smartphone, PC, tablette) peut s’avérer interessant notamment en mode présentation pour lire le chat
7°) Faire une partie de la formation en s’appuyant sur un tableau ou un paperboard (réels) peut s’avérer efficace. Il vous faudra opter pour un micro/casque avec un long fil (ou Bluetooth)
8°) Générez des interactions. On ne le redira jamais assez et c’est assez évident à l’oral. La formation à distance ouvre de nouvelles perspectives à ce sujet notamment avec le tableau blanc.
Mais encore
9°) Evitez les fonds d’écran style Star Trek avec la lave violette en fusion : amusant 5 minutes.
10°) Dispensez votre formation dans un environnement calme (pour autant vous aurez du mal a échapper au livreur Amazon, au préposé du relevé des compteurs …).
11°) Vous pouvez régler votre niveau de sortie micro (notamment sur Ms Teams) : à utiliser avec finesse afin de « percer dans le mix ».
12°) Désactivez vos éventuelles notifications qui pourraient perturber votre formation en apparaissant sur votre écran partagé
13°) Si possible utilisez la version logicielle de votre application de communication collaborative plutôt que la version web; Dans le cas contraire vous risquez de perdre des fonctionnalités.