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Comment animer une formation à distance ?

La crise du COVID 19 a précipité les choses :animer une formation à distance est désormais usuel. Beaucoup pensent souvent, et à tort, que passer du mode présentiel au mode distanciel reste simple et qu’il suffit de basculer sa présentation Power-Point sur Microsoft Teams pour satisfaire son auditoire. La principale caractéristique de la formation à distance c’est qu’elle est justement « à distance » et qu’il est donc plus complexe de détecter les réactions de vos stagiaires durant votre session.

1°) Choisir votre Application de Communication Collaborative (et apprendre à vous en servir)

Ce ne sont pas les applications qui manquent

  • MS Teams
  • Zoom
  • Slack
  • Google Meet
  • Big Blue Button

Quel que soit votre choix (qui vous sera parfois imposé), le point majeur va consister à vous approprier cette application. L’objectif est de ne pas passer votre session à vous « battre contre ma machine » par un manque de maitrise technique. Vous devez être en capacité de faire abstraction de la technologie.

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Vous devez être en mesure d’utiliser les outils inclus dans ces applications et notamment :

  • la gestion de votre statut
  • l’usage du tableau blanc
  • les possibilités de travail en sous-groupe
  • le chat
  • la « main levée » : également utile pour un sondage ou pour faire l’appel
  • les partages judicieux d’écran
  • l’utilisation de la vidéo (et du son qui va avec)
  • le réglage de votre micro et de votre caméra (beaucoup plus important qu’on ne le croit, nous y reviendrons)
  • l’activation (ou désactivation) des micros des participants
  • les modes de visualisation des équipes
  • votre fond d’écran
  • les partages de documents
  • le travail collaboratif sur les documents

Vous devez également être en mesure, parfois, d’aider vos stagiaires en perdition sur l’outil.

Au sujet de Ms Teams (c’est celui que nos utilisons) :

  • Pour maitriser Teams il faut pratiquer régulièrement
  • Teams est intuitif
  • Teams est un outil collaboratif
  • Vous ne connaitrez jamais toutes les fonctionnalités de Teams
  • Vous découvrirez, par vous-même, certaines fonctionnalités
  • Teams n’est qu’un outil
  • Teams évolue en permanence
  • « Samarchpa ! » est l’expression que vous risquez d’entendre (plus d’une fois) lors d’une session de formation à distance.

2°) Choisir vos outils pour animer une formation à distance

Si vous compter passer vos 7 heures de formation à distance à réciter vos Power-Point c’est peine perdue (c’est également vrai en présentiel !).

Il existe de nombreux outils qui peuvent vous permettre d’égayer vos formations à distance on citera notamment :

  • Klaxoon
  • Kahoot
  • Wooclap

 Mais également

  • Sentimy
  • Loom

Là encore il vous faut faire des choix car vous ne pouvez passer votre session à sauter d’une application à l’autre. Utiliser simplement des formulaires Excel préparés pour un travail en sous-groupe peut également être une bonne solution.

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3°) Préparer votre formation pour une classe virtuelle

Un seul conseil : vous devez changer de rythme toutes les 10/15 minutes. Présentation, sondage, quizz, vidéo, travail en sous-groupe … tous les coups sont permis ! Votre « déroulé pédagogique » doit être précis sans pour autant devenir un carcan.

Envoyez vos invitations à vos stagiaires en leur précisant :

  • Qu’ils doivent disposer d’une connexion internet (ADSL ou Fibre), d’un PC récent équipé d’une Webcam et d’un micro
  • Qu’il est préférable qu’ils disposent d’un casque-micro de bonne qualité
  • Qu’ils ont la possibilité de pouvoir se connecter 10 minutes en avance (ce qui vous permettra, si ce n’est le cas, de faire connaissance).

De votre côté :

  • Ayez une back-up de connexion en 4/5G (Vous n’êtes pas à l’abri d’une coupure de réseau … même à avec la fibre)
  • Investissez dans Casque/Micro professionnel (réducteur de bruit si possible)
  • Mettez à jour vos logiciels (il est toujours frustrant de subir une mise à jour en pleine session)
  • Préparer les fichiers et les liens nécessaires à formation (au même endroit dans votre navigateur)
  • Ouvrir la séance 20 minutes en avance (et oui…)
  • Essayez de placer votre caméra en plongé (et non en contre plongé), attention aux contre-jours, souriez … c’est parti.

4°) Animer une formation à distance

  • Accueillez vos stagiaires avec enthousiasme et ne laissez personne de coté
  • Fixez les règles (pauses, modalités d’intervention, coupures micro)
  • Tapez un petit mot de bienvenu dans le chat
  • Personnalisez votre accueil (votre questionnaire préalable à la formation est aussi fait pour ça)
  • Gardez les, bons réflexes de la formation en présentiel (posez des questions, facilitez les interactions, laissez les stagiaires s’exprimer)
  • Si votre formation est bancale en présentiel elle le sera d’autant plus à distance
  • Pensez à partager les supports en toute de fin de formation
  • Recueillez les premiers feed-backs avant de clore la formation

5°) Après la formation

  • Envoyez vos questionnaires de satisfaction et … exploitez les !
  • Modifier vos supports , votre séquencement, les applications utilisées en fonction de la synthèse des questionnaires mais également de votre ressenti

6°) Trucs et astuces pour animer une formation à distance

1°) Un stagiaire « fait du bruit » (environnement bruyant, pas de casque) : faites-lui remarquez et demandez-lui de couper son micro lorsqu’il ne s’exprime pas.

2°) Tous les stagiaires sont en caméra off et micro coupé … vous avez l’impression de parler à un Minitel (pour ceux qui connaissent) 

  • Solution A : basculez en sous-groupe et vous verrez que dans la plupart des cas les stagiaires ouvrent leur caméra ! Réjouissez-vous systématiquement à la vue de leur frimousse
  • Solution B : dites simplement « je ne vais pas passer 7 heures sans vous voir ?:) »
  • Solution C : organisez un Ice-breaker nécessitant l’usage de la caméra.

Au passage la loi (française…) ne peut obliger un salarié à ouvrir sa caméra.

3°) Quand vous faites des sous-groupes pensez à visiter ces derniers régulièrement

4°) Un stagiaire semble avoir disparu : faites une main levée

5°) Faites des pauses de 20 minutes (pour vos stagiaires mais également pour vous) à distance la charge mentale est plus importante.

6°) Avoir un deuxième écran (smartphone, PC, tablette) peut s’avérer interessant notamment en mode présentation pour lire le chat 

7°) Faire une partie de la formation en s’appuyant sur un tableau ou un paper-board (réels) peut s’avérer efficace. Il vous faudra opter pour un micro/casque avec un long fil (ou Bluetooth)

8°) Générez des interactions. On ne le redira jamais assez et c’est assez évident à l’oral. La formation à distance ouvre de nouvelles perspectives à ce sujet notamment avec le tableaux blanc. 

Mais encore

9°) Evitez les fonds d’écran style Star Trek avec la lave violette en fusion : amusant 5 minutes.

10°) Dispensez votre formation dans un environnement calme (pour autant vous aurez du mal a échappé au livreur Amazon, au relevé de la chaudière …).

11°) Vous pouvez régler votre niveau de sortie micro (notamment sur Ms Teams) : à utiliser avec finesse afin de « percer dans le mix ».

12°) Désactivez vos éventuelles notifications qui pourraient perturber votre formation en apparaissant sur votre écran partagé