Comment animer une formation à distance ?

Animer une formation à distance est désormais usuel et il est vrai que la crise du COVID 19 a, un peu, précipité les choses. Cependant, beaucoup pensent souvent, et à tort, que passer du mode présentiel au mode distanciel reste simple et qu’il suffit de basculer sa présentation Power-Point sur Microsoft Teams pour satisfaire son auditoire ! La principale caractéristique de la formation à distance c’est qu’elle est justement « à distance » et qu’il est donc plus complexe de détecter les réactions de vos stagiaires durant votre session.

1°) Choisir votre Application de Communication Collaborative (et apprendre à vous en servir)

Ce ne sont pas les applications qui manquent

MS Teams
Zoom
Slack
Google Meet
Big Blue Button

Quel que soit votre choix (qui vous sera parfois imposé), le point majeur va consister à vous approprier cette application. L’objectif est de ne pas passer votre session à vous « battre contre ma machine » par un manque de maitrise technique. Vous devez être en capacité de faire abstraction de la technologie.

Demandez un devis pour réussir vos formations avec MS TEAMS

Vous devez être en mesure d’utiliser les outils inclus dans ces applications et notamment :

la gestion de votre statut et des vos paramètres
l’usage du tableau blanc
les possibilités de travail en sous-groupe
le chat
la « main levée » : également utile pour un sondage ou pour faire l’appel
les partages judicieux d’écran
l’utilisation de la vidéo (et du son qui va avec)
le réglage de votre micro et de votre caméra (beaucoup plus important qu’on ne le croit, nous y reviendrons)
l’activation (ou désactivation) des micros des participants
les modes de visualisation des équipes
votre fond d’écran
les partages de documents
le travail collaboratif sur les documents

Vous devez également être en mesure, parfois, d’aider vos stagiaires en perdition sur l’outil.

Au sujet de Ms Teams (c’est celui que nos utilisons) :

Pour maitriser Teams il faut pratiquer régulièrement
Teams est intuitif
Teams est un outil collaboratif
Vous ne connaitrez jamais toutes les fonctionnalités de Teams
Vous découvrirez, par vous-même, certaines fonctionnalités
Teams n’est qu’un outil
Teams évolue en permanence
« Samarchpa ! » est l’expression que vous risquez d’entendre (plus d’une fois) lors d’une session de formation à distance.

2°) Choisir vos outils pour animer une formation à distance

Si vous compter passer vos 7 heures de formation à distance à réciter vos Power-Point c’est peine perdue (c’est également vrai en présentiel !).

Il existe de nombreux outils qui peuvent vous permettre d’égayer vos formations à distance on citera notamment :

Klaxoon
Kahoot
Wooclap

Mais également

Sentimy
Loom

Là encore il vous faut faire des choix car vous ne pouvez passer votre session à sauter d’une application à l’autre. Utiliser simplement des formulaires Excel préparés pour un travail en sous-groupe peut également être une bonne solution.

3°) Préparer votre formation pour une classe virtuelle

Un seul conseil : vous devez changer de rythme toutes les 10/15 minutes. Présentation, sondage, quizz, vidéo, travail en sous-groupe … tous les coups sont permis ! Votre « déroulé pédagogique » doit être précis sans pour autant devenir un carcan.

Envoyez vos invitations à vos stagiaires en leur précisant :

Qu’ils doivent disposer d’une connexion internet (ADSL ou Fibre), d’un PC récent équipé d’une Webcam et d’un micro
Qu’il est préférable qu’ils disposent d’un casque-micro de bonne qualité
Qu’ils ont la possibilité de pouvoir se connecter 10 minutes en avance (ce qui vous permettra, si ce n’est le cas, de faire connaissance).

De votre côté :

Ayez une back-up de connexion en 4/5G (Vous n’êtes pas à l’abri d’une coupure de réseau … même à avec la fibre)
Investissez dans Casque/Micro professionnel (réducteur de bruit si possible) – Evitez les casques Blue-Tooth (c’est vécu).
Mettez à jour vos logiciels (il est toujours frustrant de subir une mise à jour en pleine session)
Préparer les fichiers et les liens nécessaires à formation (au même endroit dans votre navigateur)
Ouvrir la séance 20 minutes en avance (et oui…)
Essayez de placer votre caméra en plongé (et non en contre plongé), attention aux contre-jours, souriez … c’est parti.

4°) Animer une formation à distance

Accueillez vos stagiaires avec enthousiasme et ne laissez personne de coté
Fixez les règles (pauses, modalités d’intervention, coupures micro)
Tapez un petit mot de bienvenu dans le chat
Personnalisez votre accueil (votre questionnaire préalable à la formation est aussi fait pour ça)
Gardez les, bons réflexes de la formation en présentiel (posez des questions, facilitez les interactions, laissez les stagiaires s’exprimer)
Si votre formation est bancale en présentiel elle le sera d’autant plus à distance
Pensez à partager les supports en toute de fin de formation
Recueillez les premiers feed-backs avant de clore la formation

5°) Après la formation

Envoyez vos questionnaires de satisfaction et … exploitez les !
Modifier vos supports , votre séquencement, les applications utilisées en fonction de la synthèse des questionnaires mais également de votre ressenti

6°) Trucs et astuces pour animer une formation à distance

1°) Un stagiaire « fait du bruit » (environnement bruyant, pas de casque) : faites-lui remarquez et demandez-lui de couper son micro lorsqu’il ne s’exprime pas.

2°) Tous les stagiaires sont en caméra off et micro coupé … vous avez l’impression de parler à un Minitel (pour ceux qui connaissent)

Solution A : basculez en sous-groupe et vous verrez que dans la plupart des cas les stagiaires ouvrent leur caméra ! Réjouissez-vous systématiquement à la vue de leur frimousse
Solution B : dites simplement « je ne vais pas passer 7 heures sans vous voir ?:) »
Solution C : organisez un Ice-breaker nécessitant l’usage de la caméra.

Au passage la loi (française…) ne peut obliger un salarié à ouvrir sa caméra.

3°) Quand vous faites des sous-groupes pensez à visiter ces derniers régulièrement

4°) Un stagiaire semble avoir disparu : faites une main levée

5°) Faites des pauses d’au moins 20 minutes par demi-journée (pour vos stagiaires mais également pour vous) à distance la charge mentale est plus importante.

6°) Avoir un deuxième écran (smartphone, PC, tablette) peut s’avérer interessant notamment en mode présentation pour lire le chat

7°) Faire une partie de la formation en s’appuyant sur un tableau ou un paper-board (réels) peut s’avérer efficace. Il vous faudra opter pour un micro/casque avec un long fil (ou Bluetooth)

8°) Générez des interactions. On ne le redira jamais assez et c’est assez évident à l’oral. La formation à distance ouvre de nouvelles perspectives à ce sujet notamment avec le tableau blanc.

Mais encore

9°) Evitez les fonds d’écran style Star Trek avec la lave violette en fusion : amusant 5 minutes.

10°) Dispensez votre formation dans un environnement calme (pour autant vous aurez du mal a échapper au livreur Amazon, au préposé du relevé des compteurs …).

11°) Vous pouvez régler votre niveau de sortie micro (notamment sur Ms Teams) : à utiliser avec finesse afin de « percer dans le mix ».

12°) Désactivez vos éventuelles notifications qui pourraient perturber votre formation en apparaissant sur votre écran partagé

13°) Si possible utilisez la version logicielle de votre application de communication collaborative plutôt que la version web; Dans le cas contraire vous risquez de perdre des fonctionnalités.