comment-mettre-en-place-un-processus-de-veille-qualiopi-efficace

Avant d’évoquer la veille Qualiopi,  revenons tout d’abord à la définition de la veille :

La veille est une « Activité continue  en grande partie itérative visant à une surveillance active de l’environnement technologique, commercial, etc… pour en anticiper les évolutions ». 

1°) Définir une stratégie.

La mise en place de la veille chez une prestataire de formation nécessite dans un premier temps de définir une stratégie : il s’agit de se poser les questions suivantes :

Quoi : quels types de veilles devons-nous mettre en place ?

Le référentiel Qualiopi exige 4 veilles (réparties dans 3 indicateurs : 23, 24 et 25).

  • Légale et réglementaire (indicateur 23)
  • Compétence, métier et emploi (indicateur 24)
  • Innovation pédagogique et technologique (Indicateur 25)
  • Handicap (que l’on retrouve dans les indicateurs 23 et 25) – (Voir notre formation : Devenir Référent Handicap).

Vous pouvez également mettre en place une veille commerciale… mais ce n’est pas une exigence propre au référentiel Qualiopi.

  • Qui : qui va gérer les différentes catégories de veille ? 
  •  : où trouver les sources principales de veille ?
  • Quand : planning, créneaux, plages horaires pour effectuer les opérations liées au processus de veille ?
  • Comment : quelles sont les sources de collecte, comment se fait l’exploitation et la distribution des informations ?
  • Combien : quel budget allons-nous allouer à notre processus de veille Qualiopi ? 
  • Combien : de temps pouvons-nous y consacrer ?
  • Pourquoi : quelle est, finalement, la Valeur Ajoutée de notre processus de veille ?

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2°) La veille : une valeur-ajoutée pour le prestataire de formation.

Mais finalement à quoi va servir notre processus de veille ?

Il y a 2 bonnes raisons :

  • Maitriser les risques
  • Saisir les opportunités

Les risques sont nombreux chez un prestataire de formation, ils peuvent être aussi bien externes qu’internes. On citera par exemple :

Externes

• Concurrence
• Non-adaptation des formations ou de l’offre de formation aux besoins du marché
• Contenu des formations non-adapté aux besoins du marché
• Non-respect des échéances (appel d’offre)
• E-réputation
• Cyberattaques
• Risques économiques (rentabilité des formations)

Internes

• Intervenants (connaissance, pédagogie) inadaptés aux formations
• Non-respect des référentiels
• Non-respect des lois, des obligations
• Pédagogie inadaptée ou obsolète
• Processus (administratifs) lourds
• Risques économiques (besoins en fond de roulement …)

Cependant, et heureusement, les opportunités sont également nombreuses :

Externes

• Nouveaux marchés
• Innovations technologiques et pédagogiques
• Législation favorable
• Une réputation favorable
• Partenariats (gagnant-gagnant !)
• Nouvelles possibilités de financement

Internes
• Développement de la polyvalence des intervenants
• Formations « Time to market »
• Amélioration ses processus
• Attirer les compétences

Ces listes ne sont pas exhaustives : elles doivent être adaptées à la spécificité de votre organisation.

3°) Collecter les données.

Vous devez ensuite choisir vos sources de veille qui vont vous permettre de collecter vos données :

  • Veille automatisée (alertes synchronisées, syndication de contenu …)
  • par affiliation (associations, groupements…)
  • participative (séminaires, congrès …)

Attention « trop de veille tue la veille » : ne tombez pas dans l’infobésité !

Vous devrez également faire attention à l’obsolescence des données… et aux fake-news.

4°) Convertir les données en informations.

Très bien mais que faire de ces données ?

Si l’on se replace dans le contexte du référentiel Qualiopi :

Indicateur 23 : veille légale et règlementaire
• Exigence : le prestataire réalise une veille légale et réglementaire sur le champ de la formation professionnelle et en exploite les enseignements.
• Finalité : démonter votre conformité à la législation et la réglementation

Indicateur 24 : veille évolutions des compétences, des métiers et des emplois.
• Le prestataire réalise une veille sur les évolutions des compétences, des métiers et des emplois dans ses secteurs d’intervention et en exploite les enseignements.
• Finalité : proposer des formations en adéquation avec le marché de l’emploi

Indicateur 25 : veille sur les innovations pédagogiques et technologiques
• Le prestataire réalise une veille sur les innovations pédagogiques et technologiques permettant une évolution de ses prestations et en exploite les enseignements.
• Finalité : démontrer que vos processus de formation innovants (ou tout de moins pas obsolètes !) N’oubliez pas la veille handicap qui doit vous permettre de prouver votre conformité à la législation et la réglementation et que l’ensemble de vos processus soient constamment adaptés aux PSH

5°) Apporter des preuves.

Pendant l’audit vous devrez apporter des preuves du fonctionnement de votre processus de veille, notamment :

  • Lien démonstratif
  • Preuve de participation
  • Bulletin d’inscription
  • Attestation de formation
  • Preuves d’adhésion
  • Compte-rendu de séance, synthèse

Vous devez également apporter des preuves de diffusion de votre veille en interne : 

  • E-mails, diffusion dans une plateforme
  • Preuve de communication… 
  • Ainsi que des preuves d’exploitation de votre veille :

Veille légale et réglementaire

  • Preuve d’actualisation 

Veille métier

  • Preuve d’actualisation
  • Entrées/sorties 

Veille pédagogique

  • Essais/Utilisation de nouveaux outils
  • Preuve de présentations 

Bonne veille !

6°) Comment optimiser votre processus de veille Qualiopi ?

Il n’existe pas d’outil ou d’application miracle (même si certain le prétende) qui vous permettra d’automatiser votre veille Qualiopi sans effort. C’est en effet l’intervention humaine qui vous permettra d’en optimiser le processus.